Einkauf

Einkauf ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen die externen Güter und Dienstleistungen beschafft, die es braucht, um seine Kernaktivitäten zu verfolgen und seinen Kunden zu bedienen. Es wurde festgestellt, dass Unternehmen im Zuge des zunehmenden Spezialisierungsgrades und des Outsourcings von Nichtkernaktivitäten durchschnittlich heute 60% ihrer Gesamtproduktion als Vorprodukte und Dienstleistungen erwerben. Dies unterstreicht die entscheidende Bedeutung eines durchorganisierten Beschaffungsvorgangs, da ein Unternehmen dessen BeschaffungsPreis verhindert, dass beim Verkauf des eigentlichen Produkts ein Gewinn gemacht wird, nicht überleben wird. Eine durchschnittliche Senkung der Anschaffungskosten von z.B. 12% werden direkt durch das GuV-Konto fließen, was zu einer Margenverbesserung von 7% (12% x 60%) führt. Darüber hinaus hängen vitale Teile der Produktqualität eines Unternehmens und die Liefersicherheit von seinen Lieferanten ab.

Entsprechend hat sich in den vergangenen Jahren das Supply Chain Management (S.C.M.) im Allgemeinen und der Einkauf insbesondere in der Raffinesse deutlich erhöht. Die traditionelle Betonung auf das beste Preis- / Leistungsverhältnis herrscht weiterhin, aber ergänzend dazu haben weitere Themen an Bedeutung gewonnen:
  • Insbesondere bei kritischen Lieferungen ist die sorgfältige Berücksichtigung des Versorgungsrisikos ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines oder mehrerer Lieferanten und der Gestaltung der Beziehung zu ihnen. Die hier angewandten Methoden können Lieferantenanalysen, Beziehungsmanagement, Beschaffungsstrategien und allgemeine Risikomanagementtechniken umfassen.
  • "Nackte" Preisüberlegungen sind einer Berücksichtigung von Total Cost of Ownership (TCO) gewichen.
  • Die Reduzierung der Gesamtkosten bei gleichbleibender Lieferantenleistung ist das oberste Ziel der Beschaffungsfunktion. Dabei kann es eine wichtige Rolle spielen, über Stückpreisen hinaus zu einer Priorisierung und eine Überprüfung der geplanten Einkäufe hinaus zu gehen. Unterstützende Aktivitäten können umfassen: Gesamtausgabenanalyse, Design-to-Cost, Zielkostenkalkulation und Spezifikation Push-Back
  • Die Unternehmen werden zunehmend für das Handeln und Verhalten ihrer Lieferanten verantwortlich gehalten, da die Öffentlichkeit zunehmend moralisch und rechtlich korrektes Verhalten fordert. Dies hat dazu geführt, dass diese Gebiet namens Corporate Social Responsibility aktuell viele Impulse erhält
  • Die Beschaffung kann eine wichtige Rolle bei der Weitergabe von Informationen über wichtige Versorgungsmarktentwicklungen an die Produktionsabteilungen spielen. Dazu gehören insbesondere die Entstehung von innovativen Techniken und Methoden oder neuen Marktteilnehmern .
  • Blogs, in denen die Unterhaltungselektronik auseinander genommen wird und ihre Produktionskosten eingeschätzt werden, haben ähnlichen Initiativen in der professionellen Beschaffung inspiriert. Durch das Reverse-Engineering von Produktmustern und die Erstellung einer Stückliste, ergänzt um F & E und weitere Mark-ups, können Einkaufsprofis einen Benchmark-Preispunkt auf Grundlage der Produktionskosten etablieren. Dies kann in Lieferantenpreisverhandlungen verwendet werden.
  • Die fortschreitende Digitalisierung / Re-Engineering traditioneller Unternehmensprozesse impliziert, dass sich der Einkauf von diesen Initiativen über alternative Umsetzungsoptionen und Lieferantenoptionen informieren muss. Dies muss frühzeitig geschehen, bevor die betroffenen Abteilungen selbst den Wandlungsprozess durchlaufen.

Strategischer Einkauf

Die Bestimmung der optimalen Beschaffungsstrategie beginnt regelmäßig mit der Betrachtung der Position, die man auf der Impact- / Machtmatrix einnimmt (siehe Abbildung).
Classical procurement
            strategie matrix mit Einkaufsmacht auf der horizontalen and Wichtigkeit auf der vertikalen Achse.
            Strategischer Einkauf wird im Quadrant wo die Einkaufsmacht niedrig und die Wichtigkeit hoch ist.
Während die anderen Bereiche das tägliche Geschäft des Einkaufs sind, stellt der Bereich der strategischen Beschaffung oft eine besondere Herausforderung dar. In diesem Quadranten ist die Auswirkung eines Lieferungsausfalls auf die Rentabilität der Firma hoch, da z.B. die Güter/Dienstleistungen für die Schaffung/Lieferung des Endkundenprodukts unerlässlich sind. Da jedoch der gesamte Macht beim Anbieter liegt, typischerweise weil der Verkäufer eine (nahezu) monopolistische Position im Versorgungsmarkt besitzt, stellt diese Situation für den Einkäufer ein besonderes Dilemma dar. Da es sich um eine wesentliche Voraussetzung für das Unternehmen handelt (hohe Rentabilitätsauswirkungen), ist es unerlässlich, eine gute Preisgestaltung zu erzielen und Vertragsklauseln einzuführen, die das Versorgungsrisiko trotz der bei dem Lieferanten liegenden Marktmacht zu senken.

Dieses Dilemma kann durch Mittel wie die Nachfolgenden adressiert werden:
  • Eine Verstärkung der sozialen Komponente durch z.B. Die Entwicklung der Beziehung zum Lieferanten durch Informationsaustausch und / oder gegenseitige Unterstützung.
  • Steigerung der Attraktivität als Kunde und bevorzugter Kunde. Dieser Ansatz erfordert ein gutes Verständnis für und Rücksicht auf die Interessen und Prioritäten des Anbieters.

Adressierbare Ausgabenanalyse

Sourcing management ist ein andauernder Kampf um die Fokussierung endlicher Ressourcen auf die kritischsten Projekte. Eine systematische Analyse, die diese Prioritäten identifiziert, ist erforderlich. Eine adäquate Ausgabenanalyse kann ein solcher Ansatz sein.
Addressable spend is obtained through subtracting personnel cost, sunk cost and commited spend from
            this period's (e.g. financial year) total spend.
Die Methode geht von den gesamten Unternehmensausgaben aus, wobei die Personalkosten nicht berücksichtigt werden, da ihr Management typischerweise außerhalb der Einkauf liegt. Ebenso sind andere Kosten, die nicht durch den Einkauf gemanaget, die bereits ausgezahlt oder commited wurden, ausgeschlossen. Was bleibt ist der Körper adressierbarer Ausgaben.

Die adressierbaren Ausgaben bestehen aus dem Teil des Budgets, der für bestimmte Investitionen / Betriebskosten (CapEx / OpEx) vorgesehen ist. Der Einkauf muss zumindest die großen Posten in diesem Bereich verstehen, z.B. Erneuerung auslaufender Verträge. Der Goldstandard ist, wo die einzelnen Positionen während der Budgeterstellung bekannt sind.

Künstliche Beschaffungsintelligenz

Zur Zeit (Anfang 2017) gibt es, mit der möglichen Ausnahme der Ausgabenanalyse, nicht viel in der Art von professioneller K.I. Beschaffungssoftware auf dem Markt. Es findet jedoch umfangreiche Forschung und Entwicklung in diesem Bereich statt. Eine Reihe von Beratungsfirmen wenden intern entwickelte experimentelle K.I. Systeme für ihre Kunden an. Das ist keine große Überraschung, denn praktisch alle Kernprozesse der Beschaffung, mit Ausnahme von persönlichen Verhandlungen, können von maschinellen Lerninitiativen profitieren:
  • Die Bedarfsplanung kann von einer Analyse des Jahreseinkaufs profitieren. Wenn die Nachfrage in der Vergangenheit Spitzen und Täler gezeigt hat, z.B. wegen nationaler Feiertage, der Jahreszeiten oder andere Ursachen, können Erfahrungspunkte verwendet werden um Korrelationen zu entdecken und damit die Nachfrage in naherZukunft zu prognostizieren. Für die Nachfrage aus den Geschäftsabteilungen, kann K.I. sich bei der Identifizierung von konsolidierbaren Einkaufsmengen und / oder individuellen Preistreibern, die untersucht und eventuell weiter angefochten werden sollten, als nützlich erweisen. Auf der Ebene der Nachfragekonsolidierung kann natürliche Sprachverarbeitungstechnologie ("Natural Language Processing", NLP) hilfreich sein, indem sie Bedarf identifiziert, der ähnlichen Ausgabenkategorien darstellt, jedoch unterschiedlich beschrieben wird.
  • Das Sourcing sammelt die Nachfrage der Geschäftsversorgung, konsolidiert sie, identifiziert potenzielle Lieferanten, führt Anfragen für Informationen / Angebot / Angebot (RfXs) aus und verhandelt mit den ausgewählten Lieferanten. Während die ersten beiden Aufgaben hier oben diskutiert werden, kann die Identifikation von (potentiellen) Lieferanten leicht von K.I. Systeme, die NLP-Techniken anwenden durchgeführt werden. Die Stärken der Technologie werden sichtbar bei der Suchenach neuen Lieferanten, wobei systematisch die verschiedenen Lieferanten hinsichtlich ihrer Fähigkeiten und Risiken bewertet werden. Obwohl die automatisierte Erstellung von RfXs noch nicht kommerziell verfügbar ist und wahrscheinlich in einigen Jahren erscheinen wird, ist die Schulung eines Systems auf RfXs eine Option. Ein so geschultes System kann RfXs, die unvollständig sind, gut erkennen und in ähnlicher Weise können die empfangenen Angebote gegen die ursprüngliche RfX-Spezifizierung überprüft werden.
  • Vertrags- and Katalogmanagement ist eine Aufgabe die heute schon automatisiert ist. Eine Sammlung aus gültigen und performanten Sourcing-Verträgen ist ein wertvolles Gut und das konkrete Produkt eines gut funktionierenden Sourcing-Teams. Herausforderungen treten häufig auf, wenn die Geschäftsseite zu bestellen plant,und die relevanten Verträge / Katalogeinträge übersehen / nicht identifiziert werden. Künstliche Beschaffungsintelligenzsysteme, die über die übliche Keyword Suche hinausgehen, erfüllen die Notwendigkeit bestehender Verträge zu identifizieren und vorzuschlagen weitgehend und können die Bedürfnisse der Unternehmensversorgung möglicherweise erfüllen.
  • Order-to-Pay gilt heute als standardisiert und wird oft ausgelagert. Es ist auch der Teil des Beschaffungsprozesses, in dem Betrug am ehesten auftreten wird. Wenn vergangene betrügerische Beschaffungsfälle dokumentiert worden sind, können maschinelle Lernsysteme trainiert werden, um Warnungen zu senden, damit verdächtige Verfahren verhindert werden. Darüber hinaus kann eine Vertragsidentifikation für die schnelle und direkte Ausgabe von Bestellungen genutzt werden, wodurch die Belastung der Beschaffungsabteilung verringert und der Bestellvorgang beschleunigt wird. Automatisierte Zahlung auf Rechnungseingang ist möglich und wie oben können verdächtige Verfahren automatisch erkannt und an den Compliance Office / Area Manager weitergeleitet werden.
  • Das Lieferantenmanagement ist ein oft übersehenes und damit vernachlässigtes Beschaffungsgebiet. Dennoch ist die Lieferpraxis eines Lieferanten die beste Vorhersage für die zukünftige Leistung und sollte aufgezeichnet werden. Ein automatisiertes System das in der Lage ist, Schlüsselpersonen mit der Fähigkeit eine solche Leistung zu beurteilen, zu identifizieren, kann von großem Wert sein. Darüber hinaus kann sich eine automatisierte Risikobewertung von Lieferanten essentieller Lieferungen in Zeiten wirtschaftlicher Unruhen als wertvoll erweisen.
Erfahrung / Projekte
Ausgaben-Analyse
Konzern Ausgaben-Analyse inkl. PO-Portfolio- & Vertragsanalyse (big data) für Telekommunika-tionsfirma
SOE 2015
Reporting
Automatisierte Konsolidierung der Teilprojekte im Rahmen des Kosten-Reduzierungs-Berichtswesen
SOE 2015
Reorganisation
Updating der Konzern-Prozesse und Einkaufs-Organisation
SOE 2015
Position
Chief Strategy Officer;
Französisch-Deutsches Einkaufsbündnis
2012-14
© 2017 Dr. Eduard H. van Kleef